Eventos en tiempos de pandemia

Hoy os traigo una entrada muy necesaria y demandada debido a la situación sociosanitaria que estamos viviendo por el famoso monotema (coronafuck); de hecho, hasta hace relativamente poco tiempo, no existía un acuerdo o marco común en España, sobre las medidas preventivas en el sector cultural donde englobamos a los eventos.

Seguro que habéis escuchado recientemente hablar del movimiento “Red Alert” o “Alerta Roja” que se unificó en huelga, a lo largo de todo el territorio nacional, para pedir un rescate cultural a causa del gran impacto que está teniendo esta pandemia en el sector. Especialmente se quejaban de la gran desinformación a la que estamos sometidos, hecho que nos impide realizar eventos, es decir, hecho que nos impide trabajar.

Es por eso que he considerado OBLIGATORIA la realización de este post, ya que dichas medidas son necesarias para garantizar la seguridad e integridad de los trabajadores, organizadores, proveedores, expositores y, por supuesto, asistentes.

Por ello, y por la gran cantidad de información he decidido dividir el post en dos partes:

 Por un lado, muy recientemente, el Centro de Coordinación de Alertas y Emergencias Sanitarias ha recopilado unas medidas para la evaluación de riesgos y su reducción, minimización e, incluso, eliminación mediante unas medidas adecuadas de contención. Todo ello está recopilado en las “Recomendaciones para Eventos y Actividades Multitudinarias en el Contexto de Nueva Normalidad por COVID-19 en España” con fecha del 16 de septiembre de 2020.

      Por otro lado, he decidido resumir, esquematizar y nombrar los puntos básicos que deben estar presentes en todo evento que se desee realizar, a modo de ejemplos sencillos, útiles y prácticos.

Con toda esta información serás capaz de llevar a cabo tu evento siguiendo las medidas sanitarias adecuadas y sin poner en riesgo la salud de tus asistentes. ¡Coge papel y boli y empezamos ya!

¿CÓMO EVALUAR EL RIESGO DE MI EVENTO?

Este punto es de extrema importancia porque, según el tipo de riesgo que tengamos en el evento, las autoridades sanitarias autonómicas, o de la unidad territorial en la que se desarrolle el evento, tendrán la capacidad de decisión sobre la realización o cancelación de este.

Es decir, en los casos que el riesgo sea muy alto o alto se evaluará su cancelación, posposición o condiciones indispensables de limitación de aforos, actividades y medidas de prevención; mientras que, en los casos en los que el riesgo sea moderado o bajo, simplemente, se valorarán las medidas de prevención de riesgos.

1)      La situación epidemiológica: No se debe olvidar que la situación actual es muy variable y cambiante, por eso se debe tener constancia e información, en todo momento, de la situación y del estado del virus en la unidad territorial en la que se vaya a realizar el evento, así como de aquellas localizaciones de las que se vayan a recibir asistentes o personal de apoyo. OJO: especialmente si son áreas con mayor incidencia de la COVID-19.

2)     Las características del evento: Cada evento tiene su propia naturaleza, por lo que esta valoración debe hacerse de manera personalizada para cada uno de los eventos a realizar. Sin embargo tiene una serie de elementos comunes que siempre deben cumplirse:

a.       Número de asistentes y sus características: Lugar de procedencia, características personales (edad, sexo, patologías previas…).

b.      Características de los emplazamientos en los que se realiza el evento: Lugares al aire libre, interiores, mixtos, sistema de ventilación del aire, tamaño de la/s sala/s, control de aforos…

c.       Interacción esperada: Tipo de contacto que se espera entre los asistentes: si se cumplen las medidas de distancia mínimas de 1.5m., si son contactos estrechos, si se realizan actividades de alto riesgo (cantar, contacto físico, compartir materiales…); control de accesos, flujo de personas, aglomeraciones, consumo de alcohol…

d.      Duración del evento.

Teniendo en cuenta todas las características descritas anteriormente, el nivel de riesgo queda estructurado de la siguiente manera:

CARACTERÍSTICAS

ALTO RIESGO

RIESGO MODERADO

BAJO RIESGO

Número de participantes de lugares con incidencia alta.

Alto.

Moderado.

Bajo.

Número de participantes vulnerables.

Alto.

Moderado.

Bajo.

Porcentaje de actividades de alto riesgo durante el evento.

Alto.

Moderado.

Inexistente o bajo.

Distancia de seguridad.

En ningún momento.

Distancia pero no en todo momento.

Sí se mantiene.

Espacios donde se desarrolla el evento.

Interior sin ventilación o insuficiente.

Interior con ventilación o mix (interior y exterior).

Exterior.

Localización y movimiento de los participantes durante todo el evento.

Alto porcentaje de pie en movimiento.

Alto porcentaje sentados o de pie inmóviles.

Alto porcentaje sentados.

Número de lugares donde se puede producir contacto estrecho.

Elevado.

Moderado.

Bajo.

Porcentaje de consumo de alcohol.

Alto.

Minoritario.

No hay venta ni consumo.

Duración del evento.

Más de 2 horas.

De 1 a 2 horas.

Menos de 1 hora.

3)    La capacidad de adoptar las medidas de prevención y control: Con el objetivo de reducir el riesgo de transmisión y de la sobrecarga del sistema sanitario. Se deben evaluar y estudiar en todas las diferentes fases de la organización de un evento:                                     

a.       Fase de planificación:

       Establecer vínculos con las autoridades sanitarias autonómicas.

     Establecer un plan de acción ante posibles casos sospechosos en eventos de varios días de duración.

   Asegurarse del acceso a los lugares donde se desarrolla el evento y de la disposición del material necesario para el desarrollo del plan (material de desinfección, salas de aislamiento…).

     Ofrecer una alternativa virtual o por streaming.

     Ofrecer una política de reembolso para aquellos casos positivos, enfermos o con síntomas.

   Establecer un sistema de registro de identificación de participantes para un posible control de la trazabilidad en posibles casos positivos, pero OJO, siempre cumpliendo la normativa de protección de datos de carácter personal.

b.      Fase de operación:

– Adaptar el lugar donde se desarrolla el evento: protocolos de limpieza y desinfección, control de puntos de acceso, señalización de marcas de espera en zonas comunes, utilización adecuada de baños, mejorar ventilación, disposición de soluciones hidroalcohólicas, medidas específicas en las zonas de restauración y distancia de seguridad.

– Establecer recomendaciones para los asistentes: comunicación, e información, efectiva y clara sobre la no asistencia en caso de enfermedad, aislamiento o pertenencia a grupos de riesgo, correcta utilización de mascarilla, higiene de manos, evitar contacto físico entre no convivientes, evitar aglomeraciones y el uso compartido de objetos. 

–    Reducción de la duración del evento para reducir la posible exposición entre los participantes.

–  Horarios escalonados para la entrada y salida, así como de los espacios comunes.

–   Garantizar la comunicación con los sistemas sanitarios autonómicos, con los de vigilancia y con los de alerta.

c.       Fase post evento:

  Mantener la comunicación y cooperación con los servicios sanitarios autonómicos para el rastreo y trazabilidad de un asistente, y sus contactos estrechos, en el caso de haber un positivo de COVID-19 durante el evento. 

MEDIDAS OBLIGATORIAS QUE NO PUEDEN FALTAR EN TU EVENTO:

  • Mascarilla: Uso obligatorio dentro del recinto excepto en las zonas dispuestas para la restauración.
  • Distancia social: De mínimo 1.5 metros, evitar aglomeraciones, colas, vigilar espacios y accesos, flujos y aforos, escalar horarios de entradas, salidas y zonas comunes, dividir aforo en diferentes grupos reducidos, instalación de mamparas en puntos de información y en restauración, entrega de comida en unidades individualizadas, etc.
  • Puntos de higienización: Repartidos a lo largo del recinto con dispensadores de gel hidroalcohólico.
  • Desinfección y limpieza: Refuerzo de la limpieza y desinfección de espacios para dar la máxima seguridad.
  • Ventilación reforzada: Mejora de los sistemas de ventilación con filtros antibacterianos, así como una mayor frecuencia de renovación del aire.
  • Digitalización: Acreditación y control de acceso por medios digitales, pago sin efectivo, desarrollo en streaming o puntos de venta online y minimizar el intercambio de objetos.
  • Trazabilidad de los contactos: Facilita la localización de contactos estrechos en el caso de haber un posible contacto sospechoso, o positivo, de COVID-19. Se puede recomendar descargar la App “Radar Covid”.
  • Control de aforos: Tener extremadamente controlados y estudiados, una posible opción sería mediante inteligencia artificial o cámaras con Wi-Fi.
  • Control de la temperatura: Con cámaras térmicas o pistolas térmicas, lo ideal es su realización en el control de acceso.
  • Información: Elaboración de guías de distancia de seguridad, de aforos, guías para protocolo de limpieza y desinfección, para protocolo en caso de sospechoso y/o contagio (habilitar una sala de aislamiento, contar con refuerzo médico y con el material sanitario correspondiente), guías para los trabajadores, para los proveedores, para los asistentes (se pueden proyectar en el evento para que estén debidamente informados en todo momento), etc.

Ya sabes, puede parecer un poco complicado pero, si quieres realizar un evento en estos momentos, debes asegurarte de que minimizas el nivel de riesgo y de que cumples con las medidas de prevención establecidas.

Espero que te haya servido de ayuda y, ahora me gustaría saber tu opinión… ¿Has visto, asistido o conoces alguna otra medida, de la que no haya hablado en el post, aplicada recientemente en algún evento? ¡Te leo y respondo en comentarios!

Post by Nadia Nemer

Soy Nadia Nemer, empresaria, experta en Event Marketing, creadora de la escuela de Event Makers® y de la comunidad para mujeres emprendedoras y empresarias Woman Rocks®. Llevo más de 15 años trabajando en Marketing, Comunicación y Eventos. He trabajado para varias multinacionales como Responsable de Marketing y Comunicación, entre ellas: Coca Cola, Nissan, Wella e IKEA. Soy boliviana, de raíces libanesas y croatas, he vivido en varios países y actualmente vivo en Mallorca, España. Con 21 años vine a vivir a España para estudiar mi Máster en Innovación Empresarial, pero nunca imaginé que este país iba a volverse mi segundo hogar. Actualmente, tengo una empresa de organización de eventos experienciales Nemer Studio® y también la Escuela de Event Makers®. Además, lidero la comunidad de mujeres emprendedoras y empresarias Woman Rocks® y disfruto de mi tiempo libre contando mis aventuras viajeras en mi blog de viajes por trabajo y por placer, Travel Rocks®.

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